10 tips voor een perfect businessevent

Een perfect business event organiseren kan natuurlijk best lastig zijn, helemaal wanneer het niet uw dagelijkse kost is. Bij uitgekookt doen wij dit elke dag (minimaal 3.000 keer per jaar om precies te zijn), met deze 10 basistips helpen wij u op weg!

Tip 1, bepaal uw doel

Ik denk dat dit de grootse valkuil is voor eventmanagers! Begin bij het bepalen van uw doel, wanneer is uw evenement voor 100% geslaagd? Hierbij is de doelgroep bepalend, vergeet wat u zelf (of uw directie) graag terug wil zien, denk juist goed na over wat uw gast wil zien, opsteken, proeven of ervaren.

Tip 2, begin bij het begin

Mijn geheim voor een foutloos event: loop de route van uw gast door in uw hoofd en check of u alles heeft om uw gast volledig in de watten te leggen. De grootste ergernis van een event is onduidelijkheid over de vindbaarheid. Organiseert u een groot event? Vraag uw gemeente om hulp, ook zij zijn er bij gebaat dat alles vlekkeloos verloopt en dat zowel de gemeente als uw evenement goed op de kaart worden gezet. Een slecht begin, is erg lastig in te halen tijdens uw event en wanneer uw gast ontspannen binnenkomt, heeft u meer dan helft gehad!

Tip 3, vernieuw

Organiseert u een jaarlijks terugkomend event? Vernieuw dan niet te veel in één keer! Uiteraard is dit geheel afhankelijk van uw doelgroep, maar verandering is altijd eng. Uiteraard heeft uw event ontwikkeling en vernieuwende elementen nodig, wij merken dat het erg goed werkt om 1 of 2 nieuwe elementen per keer toe te voegen. Dit heeft meerdere voordelen: het valt goed op en men praat er over, één of twee wijzigingen komen beter tot zijn recht dan alles te veranderen, daarnaast scheelt het voor u zelf en uw leveranciers een hoop regelwerk en last but not least; over het algemeen tasten nieuwe elementen uw budget aan, door kleine elementen aan te passen kunt u makkelijker binnen het budget blijven.

Tip 4, volg de trends

Ik adviseer elke eventmanager de trends te volgen, enerzijds binnen uw eigen branche, anderzijds binnen de eventbranche. Uw eigen branche kent u natuurlijk beter dan ik, maar vaak geeft bijvoorbeeld Rabobank ook alle cijfers en input die u nodig heeft. In de eventbranche mogen de volgende inspirators niet ontbreken: EventGoodies (Tip: meld je aan voor de nieuwsbrief!), Pinterest, Eventplanner, Locaties.nl en natuurlijk mijn eigen blog.

Tip 5, bestek en servies

Onmisbaar en toch vaak vergeten! Afhankelijk van uw arrangement, adviseer ik bij een buffetvorm 2 setjes serviesgoed en bestek per persoon. Maakt u gebruik van een borrelbuffet i.p.v. een maaltijd vervangend buffet? Neem dan een klein bordje van 17 cm, zo zorgt u ervoor dat uw doel wordt nageleefd; een hapje naast uw borrel.

Tip 6, toiletten

De meeste gestelde vraag bij Uitgekookt; hoeveel toiletten adviseert u mij? Uiteraard is dit geheel afhankelijk van het type event, de tijdstippen van het event en of uw gasten bijvoorbeeld blijven slapen. Ik adviseer per 100 tot 145 personen één wagen met twee dames toiletten en twee urinoirs. Wel leert onze ervaring dat de dames toiletten altijd erg in trek zijn: Heeft u een event op hoger niveau? Huur dan meer dames toiletten in!

Tip 7, overkill aan foodies

Een overkill aan inspiratie, vernieuwing en leuke snufjes voor food. Open uw Instagram account en u wordt overspoeld door foodies, top koks en leuke fruitshakes. Allemaal erg leuk, maar ik zie ook een gevaar: pas het eten aan op uw doelgroep. Vindt uw doelgroep verandering eng, maar wenst uw directie graag iets hips en nieuws? Ga dan voor een heerlijke Black Angus van de Green egg: heerlijk, vernieuwend, hip en toch een vertrouwd broodjes hamburger. Uiteraard kunnen onze eventmanagers voor elke doelgroep en gerecht een passend voorstel uitdenken.

Tip 8, oneven aantal

Bent u opzoek naar aankleding voor uw event? Ga dan altijd voor een oneven aantal, 5 statafels zijn makkelijk in een mooi setting te plaatsen dan 6.

Tip 9, Laser graffiti

Event Goodies schreef laatst deze blog, ik vind het perfect om simpel en makkelijk het merk van de klant of evenement naar voren te laten komen. Lees hier meer.

Tip 10, laat je niet gek maken

Last but not least: als eventmanager heb je een van de meest stressvolle beroepen, ik las laats deze blog en liet mij inspireren.

Voor mij de belangrijkste tip: zeg nee wanneer het niet je taak is en focus op één project, werk dit af en ga naar het volgende event.

Ik hou van organiseren met oog voor kwaliteiten én budget. Samen met Johan en mijn gedreven team hou ik me dagelijks bezig met het organiseren van de leukste feesten en evenementen. Die ervaring deel ik graag met jou. Laat je inspireren door mijn handige tips, tricks en must-do’s voor een onvergetelijk evenement!

Feestelijke groet, Miranda van Marle